Transdev: van versnipperde hardware naar één gestroomlijnd proces

Voor een organisatie met duizenden medewerkers, verspreid over meerdere locaties, is goed georganiseerd werkplekbeheer geen luxe maar noodzaak. Bij Transdev Nederland, een mobiliteitsbedrijf dat dagelijks openbaar vervoer en doelgroepenvervoer verzorgt voor miljoenen reizigers, werd die noodzaak steeds duidelijker voelbaar.

De organisatie kocht IT via verschillende kanalen, zowel direct als indirect, wat leidde tot uiteenlopende levertijden, kosten en service. Amir Heidari, IT-manager binnen Transdev Nederland, merkte dat deze manier van werken steeds vaker voor uitdagingen zorgde. Hierdoor ging Amir op zoek naar een slimmere en meer efficiënte aanpak.

Inefficiënte onboarding en gebrek aan grip op devices

Binnen Transdev Nederland werken meer dan 3000 medewerkers. Laptops werden intern geconfigureerd, vaak naast andere werkzaamheden. Doorlooptijden liepen daardoor snel op, zeker in combinatie met lange levertijden. Het kon weken duren voordat de onboarding van een nieuwe medewerker volledig was afgerond.

Daarnaast groeide de behoefte aan beter beheer van mobiele apparaten. Denk aan het centraal beveiligen, configureren en wissen van devices bij verlies of uitdiensttreding. Transdev zocht naar een oplossing die niet alleen technisch klopte, maar ook praktisch werkbaar was binnen de organisatie.

Op zoek naar een betere aanpak

Begin 2025 ging Amir op zoek naar een partij die kon helpen bij het grootschalig inkopen en beheren van IT. Dat was niet gemakkelijk. Doordat Transdev wereldwijd actief is in 19 landen, zijn er vanuit het hoofdkantoor afspraken gemaakt over hoe en waar IT ingekocht wordt. Toch bleek er ruimte om een oplossing te vinden die goed aansloot op de Nederlandse organisatie.

“Socia viel op doordat zij niet alleen hardware leveren, maar het volledige proces ondersteunen. Van levering en configuratie tot aftersales. In combinatie met een scherpe prijs en flexibiliteit binnen de bestaande kaders gaf dat uiteindelijk de doorslag,” vertelt Amir.

Van testfase naar grootschalige uitrol

Samen met Socia werd een portal ingericht, gekoppeld aan de systemen van Transdev. Met deze portal kon hardware eenvoudig worden besteld, geconfigureerd en geleverd, volledig afgestemd op de organisatie.

De samenwerking startte met een testfase van een gering aantal laptops om het volledige proces te controleren: van bestelling en configuratie tot gebruik met verschillende profielen. Na een succesvolle test volgde de uitrol op grotere schaal: zo’n 750 laptops, verdeeld over twee groepen. Bij de ene groep werd de bestaande werkplek vervangen, terwijl de andere groep gericht was op het onboarden van nieuwe medewerkers.

Tijdens de uitrol worden de laptops volledig gebruiksklaar gemaakt. Elke medewerker ontving vanuit Transdev een handleiding met uitleg over de laptop, van het opstarten tot dagelijks gebruik.

Zoals bij elk groot project verliep niet alles vlekkeloos. Een klein aantal telefoons werd geleverd zonder de juiste configuratie. Toch kijkt Amir tevreden terug op het project:

“Dergelijke situaties zijn niet volledig te voorkomen, maar werden snel opgepakt en opgelost.”

Werkplekinstallatie, ook in het weekend

Wat Amir nog goed bijstaat, is zaterdag 13 december. Die nacht werden van ’s avonds laat tot vroeg in de ochtend werkplekken geïnstalleerd in meerdere filialen. Bij één filiaal kon het team pas om 03:00 aan de slag, omdat toen pas de laatste bus binnen was.

Socia werkte die nacht samen met het team van Transdev bij het aansluiten van werkplekken en tv’s. Ook werd gecontroleerd of het netwerk aanwezig en werkend was.

Direct inzetbare werkplekken en slim hergebruik van apparatuur.

Het proces is nu een stuk efficiënter ingericht en bespaart veel tijd, doordat het proces grotendeels geautomatiseerd is. Via een webportal, die gekoppeld is aan het interne inkoopsysteem van Transdev, kunnen medewerkers direct bestellingen plaatsen – zonder offertes op te vragen. De portal biedt een vast assortiment waaruit zij kunnen kiezen. IT-managers hoeven de bestellingen daarna alleen nog goed te keuren.

Vervolgens worden de devices geconfigureerd en rechtstreeks naar de eindgebruiker gestuurd. Medewerkers kunnen zo direct aan de slag, zonder extra handelingen of wachttijd.

Ook het proces rondom device lifecycle management is ingericht. Wanneer een medewerker uit dienst gaat, wordt de laptop ingenomen en beoordeeld op herbruikbaarheid. Geschikte apparaten worden volledig gewist en opnieuw ingezet binnen de organisatie. In het beleid van Transdev is opgenomen dat nieuwe medewerkers standaard een hergebruikte laptop ontvangen. Apparatuur die niet meer geschikt is, wordt op een verantwoorde manier afgevoerd en gerecycled. De opbrengsten worden gedoneerd aan een goed doel dat Transdev zelf uitkiest.

Samenwerking die verder gaat dan levering

Voor Transdev zit de meerwaarde niet alleen in de techniek, maar juist in de samenwerking. Korte lijnen en persoonlijk contact spelen daarin een belangrijke rol.
“De combinatie van merkonafhankelijk advies en een persoonlijke aanpak zorgt voor duidelijkheid en snelheid. Juist dat persoonlijke contact maakt het verschil in een traject waarin flexibiliteit essentieel is,” aldus Amir.