Twee situaties, waarbij je minimaal een hand krijgt: ‘hoera een nieuwe medewerker’ of ‘helaas gaat hij/zij ons verlaten’. Maar vaak zorgt het voor stressvolle situaties bij HR- en IT-afdelingen en de administratie. Zijn alle benodigde hulpmiddelen op tijd om een goede start te maken? Lopen we geen risico om data te verliezen als een medewerker vertrekt? Hoe zat het ook alweer met de applicaties die bij deze functie passen? Over dit soort vragen hoef je zelf niet na te denken, want van on- en offboarding processen hebben wij succes gemaakt:

Weg stress

Klanten die gebruikmaken van onze on- en offboarding services zijn altijd enthousiast, omdat we veel werkzaamheden uit handen nemen en ervoor zorgen dat nieuwe medewerkers zich welkom voelen. Dit is wat we onder andere op het gebied van onboarding kunnen doen:

• Het leveren van bestelportalen: de nieuwe medewerker kan zelf online zijn/haar werkmiddelen (zoals een zoals laptop, smartphone, headset, toetsenboard en monitor) bestellen. Meer hierover weten? Klik hier voor de casestudy van Tony Chocolonely.
• Een koppeling met het HR-pakket behoort tot de mogelijkheden: in een HR-systeem wordt een nieuwe medewerker aangemaakt. Wij krijgen automatisch een signaal zodat we weten dat er een bestelling aankomt. Ook bij uitdiensttreding bewijzen dit soort koppelingen hun nut.
• Geautomatiseerde gebruikersovereenkomsten: we hebben een tool gebouwd waarmee we kunnen verifiëren of de nieuwe medewerker de gebruikersovereenkomst van jouw bedrijf gelezen en geaccordeerd heeft. Dat zorgt aan twee kanten (bij zowel werkgever als werknemer) voor duidelijkheid.
• Geen administratieve rompslomp meer: de administratie zit niet te wachten op al die losse facturen van bestellingen van nieuwe medewerkers. Daarom zorgen we altijd voor een maandfactuur waarop alle bestellingen geconsolideerd zijn. 

Werknemers en managers blij maken

Alle systemen stellen we voor gebruikers in met Autopilot. Microsoft Autopilot automatiseert het proces van het instellen en pre-configureren van nieuwe apparaten, waardoor deze klaar zijn voor productief gebruik zodra een eindgebruiker zich aanmeldt met zijn of haar inloggegevens. Preprovisioning wordt het tegenwoordig genoemd: ervoor zorgen dat systemen, apparaten of diensten direct klaar zijn voor gebruik bij levering of activering, waardoor de installatietijd en -inspanning voor de eindgebruiker wordt verminderd. (Ook wel bekend als zero-touch implementatie)

Met Autopilot kunnen we ook specifieke beleidslijnen, instellingen en apps op apparaten toepassen, zodat ze voldoen aan de bedrijfsstandaarden en beveiligingsvereisten voordat ze aan gebruikers worden overhandigd. En, niet te vergeten, we regelen ook de CMBD-registratie. Dat is een database die wordt gebruikt in het kader van IT Service Management (ITSM) om alle relevante informatie over de hard- en software bij te houden die nodig zijn voor de levering van IT-services onze klanten.

Duurzame offboarding

Voor veel bedrijven is dit herkenbaar: de kast waar afgedankte laptops staan die liggen te verstoffen. Onze ervaring is dat veel van deze en andere werkmiddelen nog prima te gebruiken zijn. Duurzame offboarding betekent dat we gezamenlijk criteria gaan opstellen waarop we bepalen wanneer apparatuur opnieuw inzetbaar is, onder andere afhankelijk van afschrijvingstermijnen, beschadigingen en veiligheidsoverwegingen.

De werkmiddelen die een a-status krijgen worden opnieuw ingeboekt in de voorraad. Apparaten met een b-status (die afgedankt zijn) worden door ons gewiped. Dat betekent het volledig wissen van alle gegevens die op de harde schijf of SSD van de laptop zijn opgeslagen. Dit proces verwijdert besturingssystemen, programma’s, bestanden en persoonlijke gegevens. Natuurlijk gebeurt dit wipen ook als de apparatuur opnieuw van een oud-medewerker wordt ingezet voor een nieuwe medewerker. In die gevallen zorgen we ook weer voor de CMBD-registratie, koppelen het tagnummer aan de nieuwe gebruiker en is de duurzame cirkel weer rond.

Over on- en offboarden hoeft niemand meer stress te ervaren!