De juiste ICT-partner kiezen kan lastig zijn. Zeker als je volledig bewust bent van de rol die ICT binnen jouw bedrijf speelt. Tenslotte is dat waar alle systemen op draaien, waar alle medewerkers mee werken en waar eventuele diensten en producten mee verkocht worden. Een partner die je in al jouw ICT-behoeftes voorziet en met je meedenkt, is dus onmisbaar. Stel jezelf deze 4 vragen bij het selecteren van een nieuwe ICT-partner om zeker te weten dat het de juiste match is.
1 Waar ging het fout?
Tenzij je een gloednieuw bedrijf bent dat net komt kijken, is de kans groot dat je al een ICT-partner in de arm hebt genomen. En ben je je dan nu aan het oriënteren naar een nieuwe partner? Dan is de kans ook groot dat er in de vorige samenwerking iets fout ging.
Door precies te specificeren waarom je niet tevreden was met je vorige ICT-partner, help je jezelf al een heel eind op weg bij het vinden van een nieuwe. In de onvrede die je ervoer, ligt namelijk je behoefte in een ICT-partner. Hoe beter je weet wat er fout ging, hoe beter je een andere partij kunt toetsen op juist deze kennis en expertise.
2 Wat is je behoefte?
Niet elk bedrijf is hetzelfde en dat geldt ook voor ICT-bedrijven. ICT is ontzettend divers en dus hebben veel bedrijven een focuspunt en expertise waarmee ze zich onderscheiden van concurrentie. De één focust zich op het bieden van ijzersterke security, de ander op het faciliteren van werkplekken voor medewerkers. Daarnaast is het ook belangrijk om na te denken over op welke manier je wil werken en hoe je dat over drie jaar wil doen. Zoek een ICT-partner die qua kennis en dienstverlening aansluit bij jouw behoefte van nu én die van de toekomst.
3 Is er een persoonlijke klik?
De klik met je accountmanager is ontzettend belangrijk. Dit is de menselijke factor die ICT voor niet ICT’ers laagdrempelig en begrijpelijk maakt. Daarnaast is dit het eerste aanspreekpunt bij problemen en vernieuwingen. Een goede verstandhouding is dus onmisbaar.
Waar let je op?
- Begrijpt de accountmanager je bedrijfsvoering en uitdagingen?
- Legt hij/zij technische zaken op een begrijpelijke manier uit?
- Is er een proactieve houding, of moet je overal zelf achteraan?
Test de samenwerking al tijdens de eerste gesprekken. Krijg je duidelijke antwoorden? Wordt er goed geluisterd naar je wensen? Een betrouwbare ICT-partner geeft niet alleen antwoord op je vragen, maar stelt ook zelf de juiste vragen om je beter te kunnen helpen.
Tip: Plan een kennismakingsgesprek en let op hoe de ICT-partner communiceert. Hoe snel reageren ze? Hoe denken ze met je mee?
4 Voldoet de partij aan jouw service eisen?
Heb je een ICT-probleem dat snel opgelost moet worden maar duurt het bij de huidige partij een volledige week voordat de klantenservice erop terugkomt? Dan levert dat veel frustratie op. Een ICT-partner moet daarom kunnen voldoen aan de eisen die jij stelt op servicegebied en expertise.
Belangrijke service-eisen (SLA’s)
- Reactietijd bij storingen – Binnen hoeveel tijd wordt een probleem opgepakt?
- Beschikbaarheid – Is er 24/7 ondersteuning of alleen binnen kantooruren?
- Servicekanalen – Kun je bellen, e-mailen, chatten of zelfs een vast contactpersoon hebben?
- Proactieve monitoring – Voorkomt de ICT-partner problemen, of lossen ze alleen achteraf op?
Voorbeeld: Stel dat je bedrijfssoftware uitvalt en je klanten daardoor niet geholpen kunnen worden. Een ICT-partner met een reactietijd van een paar uur kan het verschil maken tussen een kleine hapering en een volledige werkdag stilstand.
Tip: Vraag naar hun SLA’s en test hoe goed ze bereikbaar zijn, ook buiten kantooruren.
5 Transparantie en kostenstructuur
De samenwerking met een ICT-partner draait niet alleen om technische expertise, maar ook om duidelijke afspraken over kosten en dienstverlening. Niets is vervelender dan onverwachte facturen of onduidelijke contracten. Waar moet je op letten bij het selecteren van een nieuwe ICT-partner?
Kosten en prijsmodellen
- Werkt de ICT-partner met een vast abonnement, uurtje-factuurtje of een all-in model?
- Welke kosten zijn inbegrepen en welke vallen buiten de standaard dienstverlening?
- Zijn er verborgen kosten, zoals extra tarieven voor spoedhulp of uitbreidingen?
Contract en flexibiliteit
- Hoe lang zit je vast aan het contract?
- Wat zijn de opzegvoorwaarden en eventuele opzegtermijnen?
- Is de dienstverlening schaalbaar als je bedrijf groeit of verandert?
Service en garantie
- Wat gebeurt er als je niet tevreden bent over de dienstverlening?
- Biedt de ICT-partner garanties op uptime, support en doorlooptijden?
- Hoe wordt omgegaan met storingen en welke vergoeding krijg je bij downtime?
Een betrouwbare ICT-partner is transparant over prijzen en afspraken. Vraag om een heldere offerte en controleer of er flexibiliteit is om de samenwerking aan te passen aan jouw groeiende behoeften.
Meer lezen over het uitbesteden en beheren van ICT? Lees dan onze blog. Liever direct advies? Neem dan contact met ons op.
