In deze blog gaan we niet uitleggen hoe je dozen moet inpakken als je besloten hebt om van kantooradres te wisselen. Wel willen we verduidelijken welke stappen je kunt nemen om ook je hele ICT-omgeving op een soepele en probleemloze manier mee te verhuizen. Eerlijkheidshalve komt het wel eens voor dat we, slechts enkele dagen voorafgaand aan een verhuizing, geconfronteerd worden met de vraag of we ‘even’ voor internetverbindingen kunnen zorgen.
Om je te helpen probleemloos en geruisloos je kantoor te verhuizen naar een ander adres hebben we vijf belangrijke stappen benoemd:
Stap 1: schakel op tijd je leveranciers in
Om ervoor te zorgen dat je bedrijfscontinuïteit niet in gevaar komt, je wilt immers zo snel mogelijk op je nieuwe werkplek van start gaan, is het raadzaam om de leveranciers van al je systemen, applicaties en infrastructuren op tijd in te lichten. Zo kunnen ze bijvoorbeeld op tijd de juiste projectmanager toewijzen om een geruisloze verhuizing te coördineren. Vaak komt er meer bij kijken dan je vooraf gedacht had.
Stap 2: evalueer je bestaande infrastructuur en IT-middelen
Maak een volledige inventarisatie van alle huidige IT-middelen. Denk daarbij aan servers, werkstations, netwerkapparatuur, software en internetlijnen. Vervolgens beoordeel je de staat en de prestaties en bepaal je wat er mogelijk geüpgraded moet worden of niet mee verhuisd moet worden. Er kunnen bijvoorbeeld in de loop van de tijd uitdagingen op het gebied van digitale veiligheid ontstaan zijn. Op die manier kun je letterlijk met een schone lei in je nieuwe kantoor beginnen.
Stap 3: zorg voor een duidelijke planning en coördinatie
Stel een verhuisplan op waarbij het voor iedereen duidelijk is wie welke verantwoordelijkheden draagt. Vaak wordt er per afdeling iemand voor aangewezen. Zorg voor een duidelijke tijdslijn en coördineer de verhuizing met alle betrokken partijen, inclusief verhuisbedrijven en IT-leveranciers.
Stap 4: houd rekening met mogelijke risico’s
Belangrijk is om te beseffen dat er tijdens het overzetten van bedrijfsgegevens of applicaties altijd iets mis zou kunnen gaan. Ons advies is dan ook om de migratie van kritieke applicaties vooraf te testen om ervoor te zorgen dat ze direct kunnen functioneren in de nieuwe omgeving. Rekening houden met mogelijke risico’s houdt ook in dat er nagedacht is over een gegevensback up en herstelproces.
Stap 5: bepaal vooraf je nieuwe vereisten, onder andere op het gebied van infrastructuur
Zorg er bijvoorbeeld voor dat de nieuwe locatie voldoende stroomvoorziening, koeling en fysieke beveiliging heeft voor de IT-infrastructuur. Check ook welke routers, switches en firewalls er nodig zijn. Vergeet ook niet dat er voldoende bandbreedte en redundante verbindingen beschikbaar moeten zijn op de nieuwe locatie. In het kantoor zelf kunnen daarnaast ook factoren aanwezig zijn die een Wi-Fi-verbinding zouden kunnen verstoren. Laat je daarom desgewenst ook op tijd adviseren over de manier waarop je een kwalitatief hoogwaardige draadloze verbinding krijgt.
Zijn er nog meer stappen te nemen?
Ongetwijfeld. Denk bijvoorbeeld ook aan de onderlinge communicatie met medewerkers. Maak van het verhuizen naar een nieuw kantoor een feestje. Nodig bijvoorbeeld zowel bestaande als nieuwe klanten uit.
Kortom, maak er niet alleen een technisch maar vooral ook sociaal gebeuren van!
